Обмен документами и их подписание
Как мне подписать документ?
Зайдите в приложение. В разделе «В работе» отобразится ваш документ. Открываете нужный вам документ, внизу появится кнопка «Подписать». Если с документом что-то не так, то присутствует кнопка «Отклонить».
Надо ли подписать согласие об использовании ЭДО с другой компанией сначала на бумаге?
Для обмена ЭДО не надо заранее подписывать документ на бумаге. Его автоматически сформирует приложение, и оно также будет юридически значимо.
Где хранятся подписанные в приложении документы?
Документы хранятся на сервере приложения. Доступ к ним вы всегда имеете через личный кабинет телефона или на сайте. При желании они доступны для скачивания.
Будет ли договор подписанный НЭПом у вас в системе иметь юридическую силу?
Наша подпись юридически равна вашей подписи на бумаге, поэтому договор будет действителен после подписания.
Как можно корректно настроить время подписания на московское?
Время подписания поменять нельзя. У нас указывается время по Гринвичу — это необходимо для того, чтобы не было разночтений по тому, когда подписан документ, если подписанты из разных часовых поясов.
В судебной практике были случаи, когда вы доказывали действительность подписи?
Запросы на проверку действительности подписи уже поступали от пользователей, и мы проводили для них процедуру АРМ РКС. Доходили ли они до судебного разбирательства — нам не известно, так как предварительно суд может удовлетворить и информация на штампах подписи с нашим заключением. При прямом запросе из суда мы так же предоставляем расширенный список доказательства подписания.
Могу ли я внести правки в подписанный договор?
Документы, подписанные электронной подписью, не меняются. Но вы можете подписать доп. соглашение с правками к договору либо аннулировать договор с ошибкой и подписать новый.
Для аннулирования договора воспользуйтесь функционалом «Аннулировать».
Как аннулировать договор?
Для сокращения времени на подготовку и подписание Соглашений о расторжении ранее подписанных документов в AbbDoc реализован функционал аннулирования документов.
В каки случаях можно инициировать аннулирование:
- Пакет документов в статусе «Подписано»;
- Пакет документов содержит минимум 2 электронные подписи.
У кого есть доступ к аннулированию.
- Если документ подписан от имени физического лица, то доступ есть у участника или владельца документа.
- Если документ подписан от имени юридического лица, то доступ есть у участника или владельца документа, а также у сотрудника с правом просмотра всех документов компании.
Как аннулировать документ
2. Нажмите на кнопку «Аннулировать»
3. В появившемся окне введите причину аннулирования документа, далее нажмите на «Сохранить и продолжить»
4. Появится уведомительное окно. Нажмите на кнопку «Хорошо»
5. На следующем шаге система сформирует пакет документов на аннулирование
6. В пакете документов на аннулирование содержится Соглашение о расторжении документа, а также ссылка на аннулируемый документ. В Соглашении о расторжении содержится информация об аннулируемом документе
7. Проверьте Соглашение, участников договора и нажмите на кнопку «Далее»
8. Следующим шагом участники договора подписывают Соглашение о расторжении с обеих сторон
9. После подписания во вкладке «Завершены» появится аннулированный документ, а во вкладке «Отклонены» появится первоначальный документ со статусом «Аннулирован»
10. В первоначальном документе после аннулирования будет содержаться ссылка на документ (Соглашение о расторжении), которым был аннулирован текущий, а также будет печатная форма со штампом «Аннулировано»
В чем разница между «Мои документы» и «Документы компании»?
Мои задачи — документы компании, которые предназначены именно вам, как сотруднику. Все — все документы компании. Для того, чтобы их видеть, необходимы права, которые может выдать менеджер банка.
Что такое криптопровайдер?
Криптопровайдер (Cryptography Service Provider, CSP) — это независимый модуль, позволяющий осуществлять криптографические операции в операционных системах Microsoft, управление которым происходит с помощью функций CryptoAPI. Проще говоря, это посредник между операционной системой, которая может управлять им с помощью стандартных функций CryptoAPI, и исполнителем криптографических операций (это может быть как программа, так и аппаратный комплекс).
Криптопровайдер выполняет следующие криптографические функции: — формирование/проверка электронной подписи (ЭП), — шифрование информации, — хранение ключей всех типов.
Токены каких криптопровайдеров могут использоваться в ABBDoc?
В сервисе AbbDoc могут использоваться токены следующих критопровайдеров: КриптоПро, Rutoken, Jacarta. При первом подписании вы должны выбрать из выпадающего списка, каким криптопровайдером вам выдан токен (ЭЦП). Если вы не владеете этой информацией, то уточните её у криптопровайдера, выдавшего ему ЭЦП. При повторных подписаниях эта информация сохраняется в сервисе и более не запрашивается.
По какой причине у меня появился не тот криптопровайдер?
Вы не верно выбрали криптопровайдера при первичном подписании.
Есть ли специальная программа для токена?
Да, называется «Панель управления Рутокен».
Нужно ли устанавливать для него плагин?
Для токена — нет, для криптопро csp — да.
По какой причине был выбран некорректный сертификат подписи? Как выбрать корректный?
После выбора криптопровайдера сервис попросит выбрать верный сертификат. Если на устройстве ранее использовались другие сертификаты (ЭЦП), то нужно будет выбрать корректный (свой) сертификат для подписания:
Что такое СКЗИ?
СКЗИ (средство криптографической защиты информации) — это программа или устройство, которое шифрует документы и генерирует электронную подпись (ЭП). Все операции производятся с помощью ключа электронной подписи, который невозможно подобрать вручную, так как он представляет собой сложный набор символов. Тем самым обеспечивается надежная защита информации.
Имеется два вида средств криптографической защиты информации: устанавливаемые отдельно (например, криптопровайдер КриптоПро CSP) и встроенные в носитель (например, Рутокен ЭЦП, Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta SE.)
Кроме плагина нужно устанавливать еще программу?
В ряде случаев для работы с УКЭП в браузере необходимо иметь КриптоПро CSP, плагин в браузере для КриптоПро и Панель управления Рутокен, некоторые системы требуют дополнительные плагины.
Как установить ПО для СКЗИ?
Необходимо обратиться к собственной IT-службе.
Установка ключей, работа с СКЗИ, настройка необходимых программ
Необходимо обратиться к собственной IT-службе.
Может ли у меня существовать сразу 2 вида подписи?
Да, может, одновременно УНЭП и УКЭП.
Что делать, если хочу поменять вид подписи?
Можете это сделать, нажав на значок «^» рядом с кнопкой «Подписать»
Как настроить плагин криптопровайдера в браузере?
Необходимо обратиться к собственной IT-службе.
Работает ли токен, если он подключен через переходник?
Токен можно вставлять напрямую в USB-порт системного блока, так и в USB-Хаб (переходник), который в свою очередь подключен напрямую в USB-порт системного блока.
Рекомендации: Не извлекать устройство во время горящего или мигающего индикатора. Это может привести к повреждению информации и микроконтроллера. Не использовать длинные переходники или USB-хабы без дополнительного питания. Из-за этого на вход, предназначенный для устройства, может подаваться несоответствующее напряжение.
Ошибка подписания документа из неавторизованной зоны.
В неавторизованной зоне документ можно подписать только с использованием УКЭП на токене ЮЛ. Обходное решение: подписать из авторизованной зоны.
Возможные окна ошибки из неавторизованной: 1) Подписание КЭПом ФЛ; 2) Не совпадение ИНН и КПП в токене и в документах. Это не считается багом, так как подписание можно выполнить из авторизованной зоны.
Что такое ЭП физлица, МЧД? Можно ли ими подписывать документы в ABBDoc?
Работники, у которых нет сертификата электронной подписи (ЭП) сотрудника, будут подписывать документы с помощью сертификата ЭП физлица. Такой сертификат хранит в себе информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.
С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры (УЦ) перестали выдавать сертификаты сотрудников. Все сертификаты, полученные до этой даты, можно использовать для подписания электронных документов до 31 августа 2024 года или до срока окончания действия сертификата. После сотрудник обязан перейти на схему подписания документов сертификатом физлица. Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот.
Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании необходима доверенность на передачу части полномочий представителю, выданная руководителем. Теперь такую доверенность можно оформить в электронном виде по утвержденному формату. Этот вид доверенности называется машиночитаемым (МЧД).
Такая доверенность заполняется по утвержденному формату, что позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически.
В сервисе AbbDoc не реализована возможность подписания документов со стороны Клиента лицом, действующим на основании МЧД.
Что делать, если истекла лицензия КриптоПро CSP? Как её приобрести, сколько она стоит?
В случае истекшей лицензии КриптоПро CSP вы не сможете пользоваться электронной подписью. Необходимо обратиться к собственной IT-службе, тех.поддержке криптопровайдера.
Как сформировать пакет документов на подписание по запросу банка?
В рамках взаимодействия с вами периодически может возникать потребность в предоставлении тех или иных документов. Инициатором запроса документов в системе AbbDoc всегда выступает Банк. Ответственный сотрудник Банка может отправить два вида запроса документов:
- с перечнем документов и формами для заполнения (например, в рамках заявки на кредит);
- запрос документов без форм для заполнения (перечень документов к предоставлению будет указан в комментариях к запросу).
- Войти в приложение AbbDoc и перейти в профиль Банка;
Нажать на кнопку «Главная»;
Откроется страница «Документы»;
Для создания пакета документов необходимо нажать на кнопку «+ Добавить»;
На следующем шаге откроется страница, на которой необходимо настроить маршрут, выбрать подписантов и загрузить документы.
На вышеуказанной странице необходимо выбрать последовательно или параллельно будет происходить подписание (настроить маршрут):
- параллельное подписание — происходит по умолчанию, в этом случае документ одновременно направляется на подпись всем участникам маршрута;
- последовательное подписание — происходит друг за другом, следующий подписант не может перейти к подписанию или согласованию до предыдущего. (Необходимо выбирать последовательное подписание!)
При нажатии на кнопку «+ Добавить» можно добавить конкретного подписанта — физическое или юридическое лицо:
- Физическое лицо может быть добавлено по номеру телефона или e-mail;
- Юридическое лицо может быть добавлено по ИНН, названию, телефону или e-mail.
Также можно выбрать вид подписи, которую будет использовать подписант. Доступна возможность подписания с использованием:
- Неквалифицированной электронной подписью — подпись, которая выпускается на мобильном телефоне и используется в мобильном приложении AbbDoc.
- Квалифицированная электронная подпись — подпись на токене.
По умолчанию в системе выбрана НЭП («Подписать НЭП»). Для того, чтобы изменить вид подписи, необходимо нажать на стрелочку рядом с надписью «Подписать НЭП», выбрать «Подписать от лица компании», далее нажать на кнопку «КЭП».
Случайно подписал не тот документ? Как его отменить?
Нужно отозвать документ и выставить на подписание заново. В случае, если документы еще не были подписаны двумя сторонами и по какой-либо причине необходимо приостановить ход подписания документов, необходимо нажать кнопку «Отозвать».
Что делать после принятия акта признания ключа?
После принятия акта признания ключа на мобильном устройстве можете подписывать документы электронно с помощью УНЭП. Для этого перейдите на вкладку «Мои задачи» → «В работе».
Как проверить КЭП и подготовить компьютер к подписанию документов в сервисе?
07.02.2025 компания Google удалила расширение КриптоПРО ЭЦП Browser Plug-in из магазина приложений Chrome Web Store. В связи с этим у пользователей, которые впервые настраивают браузер для работы с КриптоПРО ЭЦП Browser Plug-in, может отсутствовать возможность установки данного расширения в Google Chrome.
Что делать если вы столкнулись с этой проблемой?
Вы можете продолжить работу с электронной подписью в браузерах Chromium-Gost или Яндекс Браузере или установить расширение воспользовавшись инструкцией на сайте КриптоПРО.
Если расширение уже установлено не удаляйте и не обновляйте расширение без крайней необходимости.
Для проверки сертификата квалифицированной электронной подписи необходимо:
- Перейти на сайт и проверить работу Browser plug-in;
- По результатам диагностики может быть следующее:
Если пункты «Расширение загружено» / «Плагин загружен» горят красным, нужно установить плагин. Скачать его можно по ссылке.
Плагин работает только в том браузере, на который он установлен. Если вы попытаетесь подписать документ в другом браузере, вы получите сообщение об ошибке.
Затем убедитесь, что расширение включено. В Яндекс браузере и Google Chrome можно посмотреть здесь:
Если пункт «Криптопровайдер загружен»/ «КриптоПро CSP» горит красным, нужно установить КриптоПро CSP.
Скачать его можно по ссылке. Предварительно авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.
Если все пункты горят зелёным. Просмотрите все доступные вам сертификаты и попробуйте подписать их, нажав на кнопку «Подписать».
Если вы не обнаружили ошибок, пожалуйста, отправьте в техническую поддержку скриншот с информацией о сертификате в формате, показанном ниже, а также подробное описание возникшей ошибки. Это может быть видео с экрана или набор скриншотов, на которых видно, как появилась ошибка.
Как перевыпустить подпись? Что делать, если срок действия подписи истекает или уже истек?
Подпись УНЭП в AbbDoc выпускается со сроком действия в один год. За несколько дней до истечения этого срока сервис отправит вам письмо на e-mail о том, что пора выпустить новую подпись. Такое оповещение придет за семь дней и за сутки до окончания срока действия сертификата. В таком случае вам нужно обратиться к текущему менеджеру, т.к. требуется переподписать Акт признаний ключа ЭП.